Betreuungsdienst gründen: der komplette Leitfaden

Ein Betreuungsdienst ist kein medizinischer Pflegedienst: Sie erbringen Betreuung, Begleitung und hauswirtschaftliche Unterstützung — ohne Behandlungspflege, Versorgungsvertrag nach SGB V oder Fachkraftquote eines Pflegedienstes (der Unterschied im Detail). Die rechtliche Basis ist die Anerkennung nach Landesrecht als Angebot zur Unterstützung im Alltag (§ 45a SGB XI). Erst mit dieser Anerkennung dürfen Sie den Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat (§ 45b SGB XI, seit 01.01.2025) und weitere Kassenleistungen abrechnen.

Der Weg im Überblick

Von der Idee bis zur ersten Kassenabrechnung vergehen realistisch drei bis sechs Monate. Der längste Einzelposten ist fast immer die § 45a-Anerkennung — Berlin nennt z. B. ca. 2 Monate Prüfdauer bei vollständigen Unterlagen. Vieles läuft parallel: Schulungen, Versicherung und die IK-Nummer müssen nicht auf die Anerkennung warten.

Markt und Bedarf

Der Markt wächst schneller als das Angebot: Zum Jahresende 2023 waren laut Statistischem Bundesamt 5,69 Millionen Menschen pflegebedürftig — 730.000 mehr als 2021 (+15 %). 86 % werden zu Hause versorgt, und genau dort setzt Alltagshilfe an: 3,1 Millionen Pflegebedürftige werden in der Regel allein durch Angehörige versorgt — und genau diese Angehörigen brauchen Entlastung. Die destatis-Vorausberechnung erwartet bis 2035 rund 6,3 Millionen Pflegebedürftige.

Für Gründer heißt das: Die Nachfrage nach stundenweiser Betreuung und hauswirtschaftlicher Hilfe ist da — der Engpass sind anerkannte Anbieter und geschulte Helfer im jeweiligen Einzugsgebiet. Wer die Anerkennung sauber durchzieht, startet in einen Markt mit strukturellem Rückenwind.

Konzept und Einzugsgebiet

Das Konzept ist kein Papierdokument für die Schublade: Es ist Pflichtanlage des Anerkennungsantrags und zugleich Kern Ihres Businessplans. Es beschreibt, was Sie anbieten, für wen und wo. Typische § 45a-Leistungen:

• stundenweise Betreuung und Begleitung im Alltag
• Unterstützung im Haushalt (Einkäufe, Reinigung, Wäsche, Kochen)
• Begleitung zu Terminen, Spaziergänge, Gesellschaft leisten
• Entlastung pflegender Angehöriger — auch als Verhinderungspflege

Einzugsgebiet: klein schneiden, dicht bleiben

Das Einzugsgebiet entscheidet über Ihre Marge, bevor Sie den ersten Klienten haben. Eine Betreuungskraft mit 20 Vertragsstunden pro Woche leistet bei 75 % produktiver Quote rund 65 abrechenbare Stunden im Monat — bei 35 € Stundensatz rund 2.280 € Umsatz. Jede Viertelstunde zusätzliche Fahrzeit pro Einsatz frisst diese Quote direkt auf. Starten Sie deshalb mit einem kompakten Gebiet (ein Stadtteil, eine Kleinstadt samt Umland) und verdichten Sie es, statt früh in die Fläche zu gehen. Wie Sie Touren wirtschaftlich schneiden, zeigt der Beitrag Tourenplanung in der Alltagshilfe. Einen kompakten Überblick über alle Startbedingungen gibt Voraussetzungen zur Gründung.

Rechtsform wählen

Für den Start genügt in vielen Ländern ein Einzelunternehmen; wer Haftung begrenzen oder mit Partnern gründen will, wählt UG oder GmbH. Die Unterschiede auf einen Blick (Stand 07/2026):

Wer allein gründet, findet die Einzelunternehmen-Spezifika — Gewerbe oder freiberuflich, Kleinunternehmerregelung, Sozialversicherung — im Beitrag Als Alltagsbegleiter selbstständig machen.

§ 45a-Anerkennung beantragen

Die Anerkennung ist der Schritt, der aus einer Dienstleistung ein kassenabrechnungsfähiges Angebot macht — ohne sie erstattet die Pflegekasse nichts. Es gibt kein bundeseinheitliches Verfahren: Jedes der 16 Länder hat eine eigene Verordnung, eigene Behörden und eigene Fristen. Drei Beispiele: In NRW sind die Kreise und kreisfreien Städte zuständig, beantragt wird elektronisch über pfaduia.nrw.de. In Bayern prüft das Landesamt für Pflege; nur vollständige Anträge werden bearbeitet. In Berlin dauert die Prüfung ca. 2 Monate und ist gebührenfrei.

Auch die Vergütung ist Ländersache: Einen bundesweiten Höchstsatz gibt es nicht, aber viele Länder setzen Angemessenheitsgrenzen. NRW sieht ab dem 19.02.2026 einen Höchstpreis von 39,50 € je Leistungsstunde als angemessen an — inklusive aller Nebenkosten. Ihre Entgeltliste ist Teil des Antrags; kalkulieren Sie also, bevor Sie einreichen. Den Ablauf des Verfahrens beschreibt Anerkennung durch die Pflegekasse.

Fachkraft und Helfer-Schulung

Sie brauchen keine eigene Pflegeausbildung. Zwei Qualifikationsebenen sind typisch:

• Verantwortliche Fachkraft: Die meisten Länder verlangen eine Fachkraft, die die Helfer anleitet und die Qualitätssicherung verantwortet — etwa eine Pflegefachkraft oder eine Fachkraft aus dem sozialen Bereich. Die genaue Anforderung gibt das Landesrecht vor.
• Helfer / Betreuungskräfte: Ihre Helfer durchlaufen die Basisschulung nach dem Landeskonzept zu § 45a — häufig 30 Unterrichtseinheiten; Bayern verlangt z. B. mindestens 30 UE à 45 Minuten plus regelmäßige Fortbildung. Kurskosten liegen je nach Anbieter grob bei 200–300 € pro Person (Stand 07/2026).

Was die Gründung kostet

Ein Betreuungsdienst ist eine kapitalarme Gründung: ohne Fahrzeugpark, Ladenlokal oder Medizintechnik. Die Musterrechnung zeigt einen typischen Start als Einzelunternehmen mit drei Helfern:

Der eigentliche Kapitalbedarf steckt nicht in der Gründung, sondern im Anlauf: Löhne zahlen Sie ab dem ersten Einsatz, die Kassenerstattung kommt erst nach Leistungsnachweis und Abrechnung. Wie Sie daraus einen bankfähigen Finanzplan machen, zeigt der Businessplan-Leitfaden.

Stundensatz und Break-even

Ob sich Ihr Dienst trägt, entscheidet die Vollkostenrechnung je produktiver Stunde — nicht der Lohn. Mit den Startwerten des Rechners oben auf dieser Seite: 15 € Bruttolohn werden bei 75 % produktiver Quote zu 20 € je abrechenbarer Stunde, mit 22 % Lohnnebenkosten zu 24,40 € — und mit der Umlage von Fahrt- und Fixkosten zu rund 35 € Vollkosten. Bei einem Stundensatz von 35 € arbeitet der Modellbetrieb mit drei Helfern also noch knapp unter null; der Break-even liegt erst bei der vierten Kraft, weil sich die Fixkosten dann auf mehr abrechenbare Stunden verteilen.

Drehen Sie im Rechner an den drei Hebeln, die wirklich zählen: produktive Quote (Tourenplanung), Stundensatz (bis zur Grenze Ihres Landes — NRW z. B. 39,50 €, Stand 02/2026) und Auslastung je Kraft. Die Presets — Nebenberuflich solo, Start mit 3 Helfern, Etabliert mit 10 Helfern — zeigen, wie stark die Größenordnung das Ergebnis verändert.

Abrechnung mit der Pflegekasse

Als anerkanntes Angebot rechnen Sie drei Leistungen ab — und die summieren sich je Klient erheblich:

• Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI): 131 € pro Monat, seit 01.01.2025, bereits ab Pflegegrad 1. Nicht genutzte Beträge kumulieren im Kalenderjahr und sind bis zum 30.06. des Folgejahres nutzbar — Details in Entlastungsbetrag abrechnen.
• Umwandlungsanspruch (§ 45a Abs. 4 SGB XI): Ab Pflegegrad 2 lassen sich bis zu 40 % der ambulanten Sachleistung nach § 36 für Ihr Angebot einsetzen — bei Pflegegrad 5 bis zu 919,60 € pro Monat (seit 01.01.2025). Mehr im Beitrag Umwandlungsanspruch nach § 45a.
• Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI): Seit dem 01.07.2025 teilen sich Verhinderungs- und Kurzzeitpflege einen gemeinsamen Jahresbetrag von bis zu 3.539 € (ab Pflegegrad 2); die frühere Vorpflegezeit ist entfallen. Details in Verhinderungspflege abrechnen.

Damit die Kasse zahlt, brauchen Sie zwei Dokumente in Serie: die Abtretungserklärung des Klienten (damit die Kasse direkt an Sie erstattet) und je Monat einen lückenlosen Leistungsnachweis mit Datum, Dauer, Leistung und Unterschrift. Fehlende Unterschriften sind ein häufiger Grund, warum Abrechnungen zurückkommen.

Organisation und Software

Ab drei Helfern und einem Dutzend Klienten kippt der Engpass von der Akquise in die Verwaltung: Dienstplan, Touren, Leistungsnachweise, Abtretungen und die Monatsabrechnung je Kasse müssen ineinandergreifen — sonst bezahlen Sie Ihre Marge in Abendstunden am Küchentisch. Genau dafür ist Aldor gebaut: Software speziell für Alltagshilfe- und Betreuungsdienste nach § 45a/45b.

Die ersten 90 Tage

Mit dem Anerkennungsbescheid beginnt die eigentliche Arbeit: Die ersten 90 Tage entscheiden über Ihren Cashflow — jeder Monat ohne Abrechnung ist ein Monat, den Ihr Puffer tragen muss.

Am Anfang wirken vor allem die offiziellen Kanäle: das Landesverzeichnis anerkannter Angebote, die Pflegestützpunkte und Pflegeberater in Ihrem Einzugsgebiet sowie Empfehlungen von Hausärzten und ambulanten Pflegediensten, die selbst keine Betreuungsstunden mehr frei haben. Ein Klient mit Pflegegrad 2, der Entlastungsbetrag und Umwandlungsanspruch nutzt, steht für bis zu 449,40 € Kassenumsatz pro Monat — zehn solcher Klienten tragen bereits eine Betreuungskraft.