Betreuungsdienst gründen: Diese Voraussetzungen müssen Sie erfüllen

Für die Gründung eines Betreuungsdienstes als anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag (§ 45a SGB XI) brauchen Sie: ein erweitertes Führungszeugnis, eine landesrechtliche Basisschulung Ihrer Helfer (je nach Bundesland meist 30 bis 40 Unterrichtsstunden), eine Fachkraft für die fachliche Begleitung, eine Gewerbeanmeldung mit passender Rechtsform, ein schriftliches Leistungskonzept, eine Betriebshaftpflichtversicherung — und die Anerkennung durch die zuständige Stelle Ihres Bundeslandes. Eine Pflegeausbildung ist nicht vorgeschrieben. Erst mit der Anerkennung rechnen Sie den Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat (§ 45b SGB XI, seit 01.01.2025) mit der Pflegekasse ab. Dieser Ratgeber geht jede Voraussetzung im Detail durch — mit den geprüften Regeln aus vier Bundesländern, Selbstcheck und einer Kostenrechnung bis zur Antragsreife.

Von Dominik Hübenthal Zuletzt geprüft am 2. Juli 2026 10 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

30–40 UE: Basisschulung der Helfer; je nach Land — NRW 40 UE, Bayern 30 UE
16: Regelwerke der Länder; § 45a Abs. 3 SGB XI — Anerkennung ist Landesrecht
131 €: Entlastungsbetrag pro Monat; § 45b SGB XI, seit 01.01.2025, ab Pflegegrad 1
keine: Pflegeausbildung nötig; aber eine Fachkraft für die fachliche Begleitung

Die sieben Voraussetzungen im Überblick

Ein Betreuungsdienst für Alltagshilfe ist rechtlich ein anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI: stundenweise Betreuung, Alltagsbegleitung und hauswirtschaftliche Unterstützung — ohne medizinische Behandlungspflege nach SGB V. Den Unterschied zum ambulanten Pflegedienst erklärt Betreuungsdienst vs. Pflegedienst.

Die Anerkennung entscheidet über Ihr Geschäftsmodell: Erst mit ihr rechnen Sie je Klient den Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat (§ 45b SGB XI, seit 01.01.2025, ab Pflegegrad 1) direkt mit der Pflegekasse ab — ab Pflegegrad 2 kommen über den Umwandlungsanspruch bis zu 40 % der ambulanten Sachleistung hinzu. Sieben Bausteine müssen dafür stehen:

persönliche Zuverlässigkeit — erweitertes Führungszeugnis für alle Eingesetzten
Basisschulung der Helfer nach Landesrecht (meist 30–40 Unterrichtsstunden)
eine Fachkraft für die fachliche Begleitung
Gewerbeanmeldung und eine Rechtsform, die Ihr Land akzeptiert
ein schriftliches Leistungskonzept
Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung
die Anerkennung nach § 45a SGB XI durch die zuständige Stelle

Persönliche und fachliche Voraussetzungen

Grundlage jeder Anerkennung ist die Zuverlässigkeit des Trägers und aller eingesetzten Kräfte. Der Standardnachweis ist das erweiterte Führungszeugnis: 13 € je Person beim Bundesamt für Justiz, online oder über die Meldebehörde beantragt; für ehrenamtlich Tätige ist es gebührenfrei (Stand 07/2026). Eine Pflegeausbildung ist nicht vorgeschrieben — der Einstieg als Quereinsteiger ist ausdrücklich möglich.

Checkliste

Person und Qualifikation

Erweitertes Führungszeugnis für alle Eingesetzten
13 € je Person beim Bundesamt für Justiz; für Ehrenamtliche gebührenfrei (Stand 07/2026).
Persönliche Zuverlässigkeit des Trägers
Wahrheitsgemäße Angaben im Antrag; spätere Änderungen aktiv an die Behörde melden.
Fachkraft für die fachliche Begleitung gesichert
Selbst qualifiziert, angestellt oder per Kooperationsvereinbarung — vor dem Antrag klären.
Basisschulung aller Helfer eingeplant
Je nach Land 30–40 Unterrichtsstunden — Details im Schulungsabschnitt.
Fortbildung und Anleitung organisiert
Bayern schreibt regelmäßige Fortbildung und kontinuierliche Begleitung ausdrücklich vor; andere Länder verlangen Vergleichbares.

Wer zählt als Fachkraft?

Die meisten Länder verlangen, dass eine Fachkraft die Helfer fachlich begleitet — und definieren sie unterschiedlich streng:

NRW (§ 6 AnFöVO): mindestens dreijährige staatlich anerkannte Berufsausbildung oder ein geeigneter Studienabschluss — aus Pflege, Pädagogik, Sozialer Arbeit oder vergleichbaren Bereichen. Die Begleitung darf auch über eine Kooperationsvereinbarung oder eine landesgeförderte Servicestelle laufen (§ 7 Abs. 3 AnFöVO).
Berlin (PuVO): Fachkraft mit mindestens dreijähriger Ausbildung; ihre Qualifikationsnachweise gehören mit in den Antrag.
Baden-Württemberg (§ 10 UstA-VO): eine „ausreichend qualifizierte Fachkraft, die kontinuierlich verantwortlich zur Verfügung steht“ und die Eignung der Helfer bestätigt.
Bayern: Wer als selbstständige Einzelperson anerkannt werden will, muss selbst geeignete Fachkraft sein.

Sind Sie selbst Fachkraft — mindestens dreijährige Ausbildung in Pflege, Pädagogik oder Sozialer Arbeit?

Ja Fachliche Begleitung selbst übernehmen Sie erfüllen die Kernanforderung der meisten Länder und sparen laufende Kooperationskosten. In Bayern können Sie so auch als Einzelperson anerkannt werden.
Nein Fachkraft einbinden Anstellung oder Kooperationsvereinbarung — in NRW genügt auch die Begleitung über eine landesgeförderte Servicestelle. Vor dem Antrag klären.

Verbindlich ist die Fachkraft-Definition Ihres Bundeslandes — prüfen Sie das Merkblatt, bevor Sie Personal einstellen.

Schulung der Helfer: 30 oder 40 UE — je nach Land

Damit die Pflegekasse erstattet, brauchen Ihre Betreuungskräfte eine Basisqualifizierung nach Landesrecht. Seit dem 01.09.2023 existiert ein bundesweit abgestimmtes Schulungskonzept mit 30 Unterrichtsstunden — aber die Länder weichen davon ab, nach oben wie nach unten. Vier geprüfte Beispiele:

Bundesland	Basisschulung der Helfer	Rechtsgrundlage	Besonderheit
Nordrhein-Westfalen	40 UE; nur hauswirtschaftliche Angebote: 30 UE	§ 8 AnFöVO	Nachweis spätestens 3 Monate nach Tätigkeitsaufnahme; Höchstpreis 39,50 €/Std. (ab 19.02.2026)
Bayern	30 UE (Schulungskonzept seit 01.09.2023); ehrenamtliche Einzelpersonen: 8 UE	§§ 80 ff. AVSG	Selbstständige Einzelpersonen müssen selbst Fachkraft sein; Anerkennung beim Landesamt für Pflege
Niedersachsen	mind. 30 Std. oder einschlägige Berufsqualifikation	AnerkVO SGB XI	Ehrenamtliche Nachbarschaftshelfer brauchen seit 15.10.2025 keine formelle Anerkennung mehr
Berlin	Basisqualifizierung nach eingereichtem Curriculum, kein landesweit fester UE-Satz	PuVO	Anbieter muss juristische Person sein — Einzelunternehmen werden nicht anerkannt

Stand 07/2026, Angaben ohne Gewähr — verbindlich ist das aktuelle Merkblatt Ihres Bundeslandes.

40 UE 30 Std. jur. Pers. 30 UE

Wert unter dem Kürzel = geprüfter Schulungsumfang bzw. Besonderheit; jede Kachel führt zum Landes-Ratgeber.

Vier geprüfte Landesregeln — die übrigen zwölf Länder haben eigene Regelwerke zur § 45a-Anerkennung. Quellen: AnFöVO NRW, AVSG Bayern, AnerkVO SGB XI Niedersachsen, PuVO Berlin · Stand 07/2026

Räumliche und organisatorische Voraussetzungen

Wer ausschließlich aufsuchend im Haushalt der Klienten arbeitet, braucht keine eigenen Betreuungsräume — wohl aber eine Organisation, die Behörden und Kassen überzeugt: erreichbar, dokumentiert, vertretungssicher. Bieten Sie Gruppenbetreuung in eigenen Räumen an, kommen Anforderungen an Barrierefreiheit, Hygiene und Brandschutz hinzu; in NRW gelten für Betreuungsgruppen zudem eigene Höchstpreise (108 € pro Tag, ab 19.02.2026).

Checkliste

Räume und Organisation

Erreichbares Büro mit geordneter Ablage
Für rein aufsuchende Angebote genügt ein Arbeitsplatz für Planung, Dokumentation und Abrechnung.
Feste Erreichbarkeits- und Vertretungsregelung
Wer nimmt Anfragen an, wer disponiert Einsätze, wer springt bei Krankheit ein?
Dokumentation und Qualitätssicherung definiert
Ein Leistungsnachweis je Einsatz — ohne ihn erstattet keine Pflegekasse.
Bei Gruppenangeboten: geeignete Räume
Barrierefreiheit, Hygiene und Brandschutz nach den Vorgaben des Landes.
Datenschutz von Anfang an
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO) — Verarbeitungsverzeichnis führen, AVV mit jedem Software-Anbieter schließen.

Versicherungen: Pflicht und sinnvoll

Die Betriebs- bzw. Berufshaftpflicht ist der eine Baustein, ohne den kein Antrag durchgeht — Berlin listet den Versicherungsnachweis ausdrücklich unter den Antragsunterlagen. Oft übersehen: Als Unternehmer müssen Sie sich binnen einer Woche nach Gründung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden (§ 192 SGB VII) — für Betreuungsdienste ist das die BGW, die gesetzliche Unfallversicherung Ihrer Helfer.

Checkliste

Versicherungen

Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung
In der Regel Anerkennungsvoraussetzung — Berlin verlangt den Nachweis ausdrücklich mit dem Antrag.
Helfer in die Haftpflicht eingeschlossen
Auch Minijobber und Ehrenamtliche müssen mitversichert sein — Police vor Abschluss prüfen.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (BGW)
Gesetzliche Unfallversicherung — binnen einer Woche nach Gründung (§ 192 SGB VII).
Dienstfahrten der Helfer geregelt
Privat-Pkw im Einsatz: Nutzung mit der Kfz-Versicherung des Helfers klären oder eine Dienstwagenregelung treffen.
Optional: Inhalts-, Cyber- und Rechtsschutzversicherung
Sinnvoll ab eigenem Büro und digitaler Verwaltung — keine Anerkennungsvoraussetzung.

Formale Voraussetzungen und § 45a-Antrag

Die Alltagsbetreuung gilt in der Regel als gewerbliche Tätigkeit: Vor dem Start steht die Gewerbeanmeldung (20–60 € je nach Kommune, Stand 07/2026). Bei der Rechtsform entscheidet nicht nur die Haftungsfrage, sondern Ihr Bundesland mit: Berlin erkennt ausschließlich juristische Personen an (GmbH, UG, e. V.), Niedersachsen dagegen auch Einzelunternehmen, Bayern anerkennt Selbstständige, wenn sie selbst Fachkraft sind. Für den Solo-Start lohnt der Blick in Alltagsbegleiter selbstständig machen.

Herzstück des Antrags ist das Leistungskonzept: Zielgruppe, Leistungen und Preise, Qualifikation und Fortbildung der Helfer, fachliche Begleitung und Qualitätssicherung. Wer hier konkret wird, verkürzt die Prüfdauer — und hat zugleich das Grundgerüst für den Businessplan.

Checkliste

Antrag und Formales

Gewerbe angemeldet
20–60 € je nach Kommune (Stand 07/2026); Alltagsbetreuung gilt in der Regel als Gewerbe.
Rechtsform zum Bundesland passend gewählt
Berlin erkennt nur juristische Personen an, Niedersachsen auch Einzelunternehmen — vorher prüfen.
Leistungskonzept geschrieben
Zielgruppe, Leistungen, Preise, Qualifikation der Helfer, Fortbildung und Qualitätssicherung.
Schulungscurriculum beigelegt
Berlin fordert das Curriculum ausdrücklich mit dem Antrag; auch anderswo beschleunigt es die Prüfung.
Nachweise komplett
Führungszeugnisse, Fachkraft-Qualifikation, Versicherungsnachweis, bei juristischen Personen der Registerauszug.
Antrag bei der zuständigen Stelle eingereicht
NRW: Kreis bzw. kreisfreie Stadt über das Portal PfAD.uia · Bayern: Landesamt für Pflege · Niedersachsen: Landesamt für Soziales · Berlin: Senatsverwaltung.

Merkblatt des eigenen Bundeslandes anfordern

Nur die 16 Landesregeln sind verbindlich. Zuständig ist in NRW der Kreis oder die kreisfreie Stadt, in Bayern das Landesamt für Pflege, in Niedersachsen das Landesamt für Soziales, in Berlin die Senatsverwaltung.
Rechtsform festlegen und Gewerbe anmelden

20–60 € je nach Kommune. Vorher prüfen, ob Ihr Land Einzelunternehmen anerkennt — Berlin verlangt eine juristische Person. Binnen einer Woche nach Gründung bei der Berufsgenossenschaft (BGW) anmelden, § 192 SGB VII.
Fachkraft für die fachliche Begleitung sichern

Selbst qualifiziert, angestellt oder per Kooperationsvereinbarung — in NRW auch über eine landesgeförderte Servicestelle möglich.
3-Monats-Frist (NRW)
Helfer schulen und Nachweise sammeln

30–40 Unterrichtsstunden je nach Land. In NRW muss die Qualifizierung spätestens drei Monate nach Aufnahme der Tätigkeit abgeschlossen sein.
Konzept, Versicherung und Führungszeugnisse bündeln

Leistungskonzept mit Preisen und Qualitätssicherung, Nachweis der Betriebshaftpflicht, erweiterte Führungszeugnisse aller Eingesetzten.
Ziel
Anerkennung beantragen und abrechnen

Nach dem Anerkennungsbescheid rechnen Sie den Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat (seit 01.01.2025) direkt mit der Pflegekasse ab.

Der Weg von der Idee zur § 45a-Anerkennung in sechs Schritten. Verfahren und Fristen je nach Bundesland verschieden · Stand 07/2026

Wie das Anerkennungsverfahren im Detail läuft, lesen Sie in Nach Landesrecht anerkannt werden und Anerkennung durch die Pflegekasse; den kompletten Gründungsfahrplan inklusive Finanzierung liefert Betreuungsdienst gründen: der Leitfaden.

Was kostet die Startklarheit?

Die Compliance-Kosten sind überschaubar — der größte Posten sind die Schulungen. Eine realistische Rechnung für eine Gründung in NRW, bei der der Inhaber die fachliche Begleitung per Kooperationsvereinbarung abdeckt und zwei Helfer geschult werden:

Beispielrechnung

Musterrechnung: Kosten bis zur Antragsreife

Gründung in NRW: ein Inhaber, zwei Helfer werden mit der 40-UE-Basisqualifizierung geschult.

Gewerbeanmeldung je nach Kommune 20–60 € (Stand 07/2026): 30,00 €
3 × erweitertes Führungszeugnis 13 € je Person, Bundesamt für Justiz: 39,00 €
2 × Basisqualifizierung 40 UE Marktpreise NRW ca. 250–400 € je Teilnehmer: 680,00 €
Betriebshaftpflicht, 1. Jahresprämie marktabhängig — mehrere Angebote einholen: 300,00 €
Startkosten bis zum Antrag (Beispiel): 1.049,00 €

Beispiel- und Marktwerte, Stand 07/2026. Schulungspreise und Versicherungsprämien variieren; nicht enthalten: Beratung, Businessplan, Software und laufende Kosten. Eine Antragsgebühr weist das NRW-Anbietermerkblatt nicht aus.

Häufige Fragen

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um einen Betreuungsdienst zu gründen?

Sieben Bausteine: persönliche Zuverlässigkeit (erweitertes Führungszeugnis), eine Basisschulung der Helfer nach Landesrecht (meist 30–40 Unterrichtsstunden), eine Fachkraft für die fachliche Begleitung, Gewerbeanmeldung mit passender Rechtsform, ein schriftliches Leistungskonzept, eine Betriebshaftpflichtversicherung und die Anerkennung nach § 45a SGB XI durch die zuständige Stelle Ihres Bundeslandes.

Brauche ich eine Pflegeausbildung, um zu gründen?

Nein. Für ein anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag ist keine Pflegeausbildung vorgeschrieben. Die meisten Länder verlangen aber eine Fachkraft für die fachliche Begleitung der Helfer — in NRW und Berlin mit mindestens dreijähriger Ausbildung, etwa in Pflege, Pädagogik oder Sozialer Arbeit. Sie können diese Rolle selbst ausfüllen, jemanden anstellen oder eine Kooperationsvereinbarung schließen.

Wie viele Stunden umfasst die Schulung der Helfer?

Das regelt jedes Bundesland selbst. Das bundesweit abgestimmte Schulungskonzept (seit 01.09.2023) umfasst 30 Unterrichtsstunden; Bayern und Niedersachsen folgen diesem Umfang. NRW verlangt 40 Unterrichtsstunden, für rein hauswirtschaftliche Angebote 30 — und der Nachweis muss dort spätestens drei Monate nach Aufnahme der Tätigkeit vorliegen.

Kann ich als Einzelunternehmer einen Betreuungsdienst gründen?

Je nach Bundesland. Niedersachsen erkennt auch Einzelunternehmen an, Bayern anerkennt selbstständige Einzelpersonen, wenn sie selbst geeignete Fachkraft sind. Berlin erkennt dagegen ausschließlich juristische Personen an (etwa GmbH, UG oder e. V.) — eine Anerkennung für Einzelunternehmen ist dort nicht möglich. Klären Sie die Rechtsformfrage, bevor Sie gründen.

Wo beantrage ich die Anerkennung nach § 45a SGB XI?

Bei der Stelle, die Ihr Bundesland bestimmt: in NRW beim Kreis bzw. der kreisfreien Stadt über das Online-Portal PfAD.uia, in Bayern beim Landesamt für Pflege, in Niedersachsen beim Landesamt für Soziales, Jugend und Familie, in Berlin bei der für Pflege zuständigen Senatsverwaltung. In Baden-Württemberg ist der Stadt- oder Landkreis zuständig.

Was kostet es, alle Voraussetzungen zu erfüllen?

In unserer Beispielrechnung (NRW, ein Inhaber, zwei Helfer) rund 1.050 € bis zur Antragsreife: Gewerbeanmeldung 20–60 €, erweiterte Führungszeugnisse 13 € je Person, Basisqualifizierung ca. 250–400 € je Helfer, dazu die erste Jahresprämie der Betriebshaftpflicht. Nicht enthalten sind Beratung, Software und laufende Betriebskosten — die gehören in den Businessplan.

Quellen

Über den Autor

Dominik Hübenthal

Mitgründer · Geschäftsführer

Mitgründer und Geschäftsführer von Aldor. Schreibt hier über die Gründung von Betreuungsdiensten und die Anerkennung nach § 45a — von der Idee bis zum Bescheid.

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Dieser Beitrag gibt den Stand vom 2. Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Beträge und Regelungen ändern sich — im Zweifel gilt die Auskunft der Pflegekasse oder der zuständigen Landesbehörde.

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