Alltagshilfe-Software: Planung, Doku und § 45b-Abrechnung in einem System

Was ist Alltagshilfe-Software?

Alltagshilfe-Software ist eine Branchenlösung für nach § 45a SGB XI anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag — Betreuungsdienste, Alltagsbegleiter und haushaltsnahe Dienstleister. Sie deckt vier Aufgaben in einem System ab: Einsatz- und Tourenplanung, mobile Dokumentation beim Klienten, digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis und die Abrechnung des Entlastungsbetrags nach § 45b SGB XI (131 € pro Monat, seit 01.01.2025) direkt mit der Pflegekasse.

Sie unterscheidet sich in beide Richtungen von dem, was Gründer meist zuerst in die Hand nehmen. Medizinische Pflegesoftware ist für Pflegedienste nach SGB V gebaut — Leistungskomplexe, Behandlungspflege, MD-Prüfung. Ein § 45a-Angebot nutzt davon nichts, bezahlt es aber mit; der Unterschied ist im Beitrag Betreuungsdienst vs. Pflegedienst und im Pflegesoftware-Vergleich ausgeführt. Excel und Zettel automatisieren dagegen nichts: Jeder Einsatz wird doppelt erfasst, und jeder Übertragungsfehler bei Datum, Dauer oder Unterschrift ist ein Leistungsnachweis, den die Kasse zurückweist.

Ein Einsatz in Aldor: geplant, dokumentiert, unterschrieben, abgerechnet

Ob sich eine Software lohnt, entscheidet sich an einer Frage: Wie oft wird dieselbe Information angefasst? In Aldor wird ein Einsatz einmal erfasst und viermal genutzt — als Planungseintrag, als Doku, als Leistungsnachweis und als Abrechnungsposition. Das ist die Kette, an der dieser Abschnitt entlangläuft:

1. Geplant — Disponent

Der Disponent legt den Einsatz in der Einsatz- und Tourenplanung an: Klient, Helfer, Zeitfenster. Wiederkehrende Betreuungen laufen als Serie, Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit werden umgeplant, Fahrzeiten zwischen den Terminen fließen in die Tour ein — worauf es dabei ankommt, steht im Beitrag zur Tourenplanung für Alltagshilfen.

2. Dokumentiert — Helfer

Der Helfer sieht seine Einsätze in der Helfer-App (iOS und Android) und erfasst Leistung und Dauer direkt beim Klienten — statt abends Zettel abzutippen. Was dokumentiert wird und warum, erklärt die Produktseite Dokumentation.

3. Unterschrieben — Klient

Der Klient unterschreibt digital auf dem Smartphone des Helfers. Damit ist der Leistungsnachweis im selben Moment vollständig, in dem der Einsatz endet — die fehlende oder unleserliche Unterschrift, ein häufiger Rückweisungsgrund bei den Kassen, kann gar nicht erst entstehen.

4. Abgerechnet — Inhaber

Aus den unterschriebenen Nachweisen entstehen am Monatsende Rechnungen und die Kassenabrechnung: der Entlastungsbetrag nach § 45b per Abtretungserklärung direkt mit der Pflegekasse, private Anteile als Rechnung an den Klienten. Details auf der Produktseite Abrechnung.

Was ein Klient bei Ihnen einsetzen kann

Der Umsatz eines Betreuungsdiensts ist die Summe der Kassenbudgets seiner Klienten — und genau die muss die Software je Klient führen. Drei Töpfe kommen zusammen: der Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat (§ 45b, ab Pflegegrad 1, seit 01.01.2025), ab Pflegegrad 2 der Umwandlungsanspruch von bis zu 40 % der ambulanten Sachleistung nach § 36 und die Verhinderungspflege mit einem gemeinsamen Jahresbetrag von bis zu 3.539 € pro Kalenderjahr (seit 01.07.2025, ab Pflegegrad 2).

Nicht genutzte Entlastungsbeträge verfallen übrigens nicht sofort: Sie kumulieren über das Kalenderjahr und bleiben bis zum 30.06. des Folgejahres nutzbar — wie sich das gezielt ansparen lässt, ist ein eigener Beitrag. Aldor zeigt den Restbetrag je Klient, bevor ein Einsatz geplant wird.

Rechnen Sie es für einen konkreten Klienten durch — mit Pflegegrad 2 und ungenutzter Sachleistung kommen im Standardfall 744,32 € pro Monat zusammen:

Was kostet Aldor wirklich?

Aldor kostet 29, 49 oder 69 € pro Monat (Starter, Pro, Max — Stand 07/2026). In jedem Tarif sind die ersten 30 aktiven Klienten enthalten; darüber kostet jeder weitere Klient je nach Tarif 1,50 bis 3,30 € pro Monat. Helfer-Zugänge sind unbegrenzt kostenlos, es gibt keine Einrichtungsgebühr, und der Vertrag ist monatlich kündbar. Alle Details auf der Preisseite; wie sich die Marktpreise insgesamt sortieren, zeigt der Beitrag Günstige Alltagshilfe-Software.

Der Lizenzpreis ist dabei der kleinere Hebel. Der größere: Jeder Leistungsnachweis, den die Kasse wegen fehlender Unterschrift oder unstimmiger Zeiten zurückweist, ist gebundenes Geld und eine Stunde Nacharbeit. Eine Kette ohne Doppelerfassung nimmt diese Fehlerquelle aus dem Prozess.

Aldor, Kilanka, DMRZ.de im Vergleich

Wer „Alltagshilfe-Software“ sucht, landet meist bei drei sehr unterschiedlichen Kandidaten: Aldor (gebaut für § 45a-Angebote), Kilanka (Sozialwirtschafts-Software von Jugendhilfe bis Alltagshilfe) und DMRZ.de (Abrechnungsplattform für Gesundheitsberufe). Der Kompaktvergleich — die ausführliche Gegenüberstellung mit allen Anbietern steht im Software-Vergleich für Betreuungsdienste, das Duell mit Kilanka im Detail unter Alternative zu Kilanka:

Kurz eingeordnet: Kilanka ist stark, wenn Sie neben der Alltagshilfe auch Jugendhilfe oder Eingliederungshilfe abbilden. DMRZ.de passt, wenn Sie nur die Abrechnungsabgabe auslagern wollen und Planung wie Doku anderswo bleiben. Aldor ist die Wahl, wenn der komplette § 45a-Betrieb — Planung, Doku, Unterschrift, Abrechnung — in einem System laufen soll. Das prüfen Sie in einer persönlichen Demo.