Software für Betreuungsdienste & Alltagshilfe im Vergleich
Für ein anerkanntes Angebot nach § 45a SGB XI passt Software, die Entlastungsbetrag (131 €/Monat, seit 01.01.2025), Abtretung und Umwandlungsanspruch nativ abrechnet — Aldor ab 29 €/Monat oder Kilanka ab 79 €/Monat. Mischbetriebe mit SGB-V-Pflege brauchen Pflegesoftware (MEDIFOX DAN, CareSocial), reine Abrechnungsabgabe läuft über DMRZ.de. Wir haben neun Anbieter geprüft — Funktionen, Preise und Vertragsbedingungen, Stand 07/2026.
Das Wichtigste in Kürze
- ab 29 €
- günstigster verifizierter Einstieg pro Monat
- Aldor — kein Setup, monatlich kündbar (Stand 07/2026)
- 9
- Anbieter geprüft
- 7 davon im Tabellenvergleich, Rest im Text eingeordnet
- bis 999 €
- Einrichtungsgebühr bei Pflegesoftware
- CareSocial, dazu 24 Monate Mindestlaufzeit
- 131 €
- Entlastungsbetrag pro Monat (§ 45b)
- seit 01.01.2025 — muss die Software nativ abrechnen
Rechner
Rechnet sich eine Software für Ihren Betrieb?
Der Rechner vergleicht die Verwaltungszeit pro Einsatz heute mit dem Software-Szenario — und stellt die Ersparnis den Abo-Kosten gegenüber.
Werte = Ihre Annahmen; Voreinstellungen basieren auf typischen Alltagshilfe-Betrieben.
Gesparte Verwaltungszeit
23,2 Std./Monat
Zeit, die heute in Zettel, Abtippen und Rechnungen fließt — nicht in Betreuung und neue Klienten.
- Netto-Nutzen pro Monat
- 530 €
Die Software zahlt sich ab Tag 1 — schon der erste Monat deckt Abo und Umstellungsaufwand.
Die Software zahlt sich ab dem 2. Monat — dann ist der einmalige Umstellungsaufwand wieder verdient.
Kostet mehr, als es spart
Bei diesen Annahmen kostet die Software mehr, als sie spart. Sie rechnet sich ab etwa 1 Einsätzen pro Helfer und Woche — oder mit mehr eingesparten Minuten pro Einsatz.
Mit diesen Werten kann sich keine Software rechnen — prüfen Sie die Helfer-Anzahl und die Minuten-Annahmen oben.
Annahme für die Amortisation: einmaliger Umstellungsaufwand von ca. 8 Std. (Einrichtung, Stammdaten übernehmen, Team einweisen) ≈ 200 €.
Aufs Jahr gerechnet: 6.952 € Ersparnis − 588 € Softwarekosten = 6.364 € Netto-Nutzen.
Drei Software-Kategorien — und warum die Wahl davon abhängt, was Sie abrechnen
Wer „Software für Betreuungsdienste“ sucht, bekommt drei sehr verschiedene Produktgattungen angeboten. Alltagshilfe-Tools (Aldor, Kilanka, HeyCarla, mit Abstrichen Fortytools) sind um den Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI herum gebaut: 131 € pro Monat und Klient (seit 01.01.2025), abgerechnet per Abtretungserklärung, dazu Umwandlungsanspruch (bis zu 40 % der Sachleistung, § 45a Abs. 4) und Verhinderungspflege (gemeinsamer Jahresbetrag bis 3.539 €, seit 01.07.2025).
Medizinische Pflegesoftware (MEDIFOX DAN, CareSocial, euregon snap ambulant, myneva, Komda) ist für ambulante Pflegedienste nach SGB V/XI entwickelt — Leistungskomplexe, Pflegedokumentation, Touren im Minutentakt. Das kostet entsprechend: verifiziert ab 199 € netto pro Monat plus 999 € Ersteinrichtung (CareSocial, Stand 07/2026). Abrechnungsdienstleister wie DMRZ.de übernehmen die DTA-Abrechnung mit den Kostenträgern gegen Grundgebühr plus Volumenanteil — Planung und Dokumentation bleiben aber Ihr Problem oder werden als Module zugebucht.
Was rechnet Ihr Betrieb ab?
- Nur § 45a/45b Alltagshilfe-Software Entlastungsbetrag, Abtretung und Umwandlung müssen nativ drin sein — verifizierte Einstiege ab 29 €/Mon. (Stand 07/2026).
- Auch SGB-V-Pflege Pflegesoftware Behandlungspflege braucht Leistungskomplexe und MD-taugliche Doku — MEDIFOX DAN, CareSocial, euregon, myneva.
-
Nur Abrechnung abgeben Abrechnungsdienstleister DMRZ.de übermittelt per DTA an die Kostenträger — ab 59,99 €/Mon. plus 0,8 % über 10.000 € Volumen.
Mischformen sind möglich — dann zählt, welcher Teil Ihr Umsatzschwerpunkt ist.
Falls Sie noch zwischen den Betriebsmodellen schwanken: Betreuungsdienst vs. Pflegedienst vergleicht Zulassung, Personalanforderungen und Abrechnungsvolumen der beiden Wege.
Software für Betreuungsdienste im Vergleich
Die Tabelle vergleicht sieben Anbieter entlang der Kriterien, die für ein § 45a-Angebot über Gewinn oder Bürostau entscheiden. Wir tragen nur ein, was am 07/2026 öffentlich auf den Anbieter-Websites belegbar war — ein „—“ heißt nicht „kann es nicht“, sondern „nicht öffentlich belegt, in der Demo nachfragen“.
- 1Preis nicht auf der Anbieter-Website veröffentlicht; das Vergleichsportal softwareabc24.de nennt Mietpreise ab 89 €/Mon. (Stand 07/2026).
- 2Tarif „Basis“: 59,99 €/Mon. inkl. 10.000 € Abrechnungsvolumen, darüber 0,8 %. „Erweitert“: 119,99 €/Mon. (inkl. 20.000 €, darüber 0,7 %), „Premium“: 179,99 €/Mon. (inkl. 30.000 €, darüber 0,6 %).
- 3Dienstplan, Arbeitszeitkonten und digitale Unterschrift laut Anbieter erst ab Tarif „Erweitert“ (119,99 €/Mon.).
- 4Preis je nach Einrichtungstyp (Betreutes Wohnen 199 €/Mon., ambulante Pflege 299 €/Mon., netto), zzgl. 999 € Ersteinrichtung.
Stand 07/2026, Angaben ohne Gewähr — Funktionen und Preise laut Anbieter-Websites. „—“ bedeutet: öffentlich nicht belegt, fragen Sie den Anbieter.
Drei weitere Anbieter gehören zum Marktbild, fallen aber aus dem Raster: euregon snap ambulant ist Pflegesoftware mit Starter-Paketen für Gründer (Paketpreise nur auf Anfrage), myneva bündelt als europäische Sozialwirtschafts-Gruppe mehrere Produkte mit individueller Preisgestaltung, und Komda bietet klassische Pflegesoftware mit Betreuungs-Modul zum Kauf, zur Miete oder aus der Cloud — ebenfalls ohne öffentliche Preisliste (alle Stand 07/2026).
Preise & Verträge: Was der Einstieg wirklich kostet
Nur vier der neun geprüften Anbieter veröffentlichen Preise. Das ist selbst ein Auswahlkriterium: Wer den Preis erst in der Demo nennt, verhandelt aus einer stärkeren Position als Sie.
Einstiegspreise
Aldor kein Setup, monatlich kündbar
ab 29 €
DMRZ.de (Tarif „Basis“) zzgl. 0,8 % über 10.000 € Abrechnungsvolumen/Mon.
ab 59,99 €
Kilanka bis 5 Mitarbeiter, zzgl. MwSt.
79 €
CareSocial netto, zzgl. 999 € Ersteinrichtung, 24 Monate Laufzeit
ab 199 €
Verifizierte Einstiegspreise pro Monat. Fortytools, HeyCarla, MEDIFOX DAN, euregon und myneva veröffentlichen keine Preise (auf Anfrage).
Quellen: Anbieter-Websites · Stand 07/2026, Angaben ohne Gewähr
Der Einstiegspreis ist aber nur die halbe Wahrheit. Vier Kostenmechaniken entscheiden über die echte Monatsrechnung:
- Staffelpreise je Mitarbeiter: Kilankas 79 € gelten bis 5 Mitarbeiter; jeder weitere kostet 10 €/Mon. Ein 15-Personen-Team zahlt also 179 €/Mon. zzgl. MwSt. (Stand 07/2026).
- Einrichtungsgebühren: von 0 € (Aldor, Kilanka) bis 999 € (CareSocial) — bei kurzer Nutzungsdauer der größte Einzelposten.
- Mindestlaufzeiten: 12 Monate bei DMRZ.de, 24 Monate bei CareSocial. Monatlich kündbar sind Aldor, Kilanka und Fortytools.
- Volumenanteile: DMRZ.de berechnet zusätzlich zur Grundgebühr einen Prozentsatz des Abrechnungsvolumens — die Rechnung wächst mit Ihrem Umsatz mit.
Beispielrechnung
Musterrechnung: DMRZ.de „Basis“ bei 15.000 € Abrechnungsvolumen
Betreuungsdienst mit rund 115 Klienten à 131 € Entlastungsbetrag — etwa 15.000 € Abrechnungsvolumen pro Monat.
- Grundgebühr Tarif „Basis“ inkl. 10.000 € Abrechnungsvolumen
- 59,99 €/Mon.
- Volumen über der Freigrenze
- 5.000 €/Mon.
- Volumenanteil 0,8 %
- 40,00 €/Mon.
- Effektive Monatskosten
- 99,99 €
- Softwarekosten im ersten Jahr
- 1.199,88 €
Eigene Beispielrechnung nach den Tarifangaben auf dmrz.de (Stand 07/2026), zzgl. MwSt.; 12 Monate Mindestlaufzeit. Ab dauerhaft über 20.000 € Volumen pro Monat lohnt der Tarif „Erweitert“ (119,99 €/Mon., darüber 0,7 %).
Die Anbieter im Urteil
Jede Karte ordnet ein, wofür der Anbieter gebaut ist und für wen er die richtige Wahl bleibt. Alle Preise Stand 07/2026, Quellen jeweils verlinkt.
Unsere Empfehlung
Aldor
gebaut für Alltagshilfe- und Betreuungsdienste nach § 45a SGB XI
ab 29 €/Monat
kein Setup, monatlich kündbar · Stand 07/2026
Stärken
- § 45b, Umwandlungsanspruch und Verhinderungspflege in der Kassenabrechnung integriert
- Einsatz → Leistungsnachweis → Rechnung ohne Doppelerfassung
- Helfer-App (iOS/Android) mit digitaler Unterschrift des Klienten
- Hosting in Deutschland, Gesundheitsdaten verschlüsselt, AVV
Grenzen
- Keine medizinische Behandlungspflege (SGB V)
- Kein Kauf- oder On-Premise-Modell
Kilanka
gebaut für die Sozialwirtschaft — Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung, Alltagshilfe
79 €/Monat
bis 5 Mitarbeiter, +10 €/Mon. je weiterer, zzgl. MwSt. · Stand 07/2026
Stärken
- § 45b und Umwandlungsanspruch in der Abrechnung ausdrücklich benannt
- Abtretungserklärungen direkt in der App erfassen
- 0 € Einrichtung, monatlich kündbar, Server in Deutschland
Grenzen
- Einstieg mehr als doppelt so teuer wie der günstigste Anbieter
- Breiter Sozialwirtschafts-Fokus statt reiner Alltagshilfe-Logik
Fortytools (zvoove)
gebaut für Gebäudereiniger und Betreuungsdienste — Dienstleistungs-DNA
auf Anfrage
Drittportale nennen ab 89 €/Mon. · Stand 07/2026
Stärken
- Budgets für § 45b und Verhinderungspflege (§ 39) mit automatischer Aufladung
- Leistungsnachweise mit Kundenunterschrift in der App
- Monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos testen
Grenzen
- Preise erst im Produkt sichtbar, nicht auf der Website
- Abtretung und Umwandlungsanspruch öffentlich nicht belegt
HeyCarla
junges Tool speziell für Alltagshilfe- und Betreuungsdienste
auf Anfrage
Stand 07/2026
Stärken
- Einsatzplanung per Drag-and-drop
- Offlinefähige Mitarbeiter-App mit Kundenunterschrift
- Automatische Budgetprüfung je Klient
Grenzen
- Keine öffentlichen Preise
- Kassenabrechnung nach § 45b öffentlich nicht im Detail belegt
DMRZ.de
gebaut als Abrechnungsplattform für alle Kostenträger (DTA) — Module zubuchbar
ab 59,99 €/Monat
Tarif „Basis“, inkl. 10.000 € Abrechnungsvolumen, darüber 0,8 % · Stand 07/2026
Stärken
- Etablierte DTA-Abrechnung mit den gesetzlichen Kostenträgern
- § 45b-Abrechnung mit Budgetüberwachung
- Tourenplanung und Doku als Module verfügbar
Grenzen
- 12 Monate Mindestlaufzeit
- Dienstplan und digitale Unterschrift erst ab Tarif „Erweitert“ (119,99 €/Mon.)
- Kosten wachsen mit dem Abrechnungsvolumen mit
MEDIFOX DAN
gebaut für ambulante Pflegedienste (SGB V/XI) — Betreuungsdienste als erweiterte Zielgruppe
auf Anfrage
modular; Kauf, Ratenkauf oder Leasing · Stand 07/2026
Stärken
- Ausgereifte Tourenplanung („Tourenpläne auf Knopfdruck“)
- Kundenportal MEDIFOX DAN Connect für Klienten
- Mobile Dokumentation mit MD CareMobile
Grenzen
- Preise nur auf Anfrage, modulare Lizenzstruktur
- SGB-V-Funktionsumfang, den ein reines § 45a-Angebot nicht braucht
Wenn Sie aktuell mit Kilanka arbeiten und den Wechsel prüfen, führt Alternative zu Kilanka durch den Direktvergleich samt Umstiegsplan. Und wer vor allem auf den Preis schaut, findet in Günstige Alltagshilfe-Software die 3-Jahres-Vollkostenrechnung.
Neun Testfragen für die Anbieter-Demo
Feature-Listen lesen sich bei allen Anbietern ähnlich. Ob eine Software zu einem § 45a-Betrieb passt, zeigt sich erst, wenn Sie in der Demo die richtigen Fragen stellen — am besten mit einem echten Fall aus Ihrem Betrieb:
Checkliste
Testfragen für die Anbieter-Demo
-
Zeigen Sie mir den Weg vom Einsatz bis zur Kassenabrechnung.
Wie oft wird dieselbe Leistung angefasst? Mehr als einmal heißt Doppelerfassung.
-
Wie bilden Sie den Entlastungsbetrag von 131 €/Mon. ab?
Ansparen über das Jahr, Übertrag bis 30.06. des Folgejahres, Restbudget je Klient sichtbar?
-
Rechnet die Software den Umwandlungsanspruch (§ 45a Abs. 4)?
Bis zu 40 % der Sachleistung — inklusive Prüfung, was der Pflegedienst schon verplant hat.
-
Wie läuft die Abtretungserklärung?
Digital erfassen, der Kasse zuordnen, Direktabrechnung auslösen — oder Papierprozess?
-
Unterschreibt der Klient in der Helfer-App — auch offline?
Ohne Unterschrift am Einsatzort sammeln Sie Belege hinterher wieder ein.
-
Was kostet der 6. Mitarbeiter?
Staffelpreise summieren sich: +10 €/Mon. je Mitarbeiter sind bei 15 Helfern 100 €/Mon. extra.
-
Wo stehen die Server, gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
Besuchsnotizen und Pflegegrade sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) — Verschlüsselung erfragen.
-
Wie komme ich an meine Daten, wenn ich kündige?
Exportformate und Fristen vor Vertragsschluss schriftlich geben lassen.
-
Welche Mindestlaufzeit gilt — und was kostete die letzte Preiserhöhung?
12–24 Monate Bindung sind im Markt üblich; monatlich kündbar ist die Ausnahme.
Nehmen Sie sich für jede Demo denselben Testfall vor — etwa: Klientin mit Pflegegrad 2, Abtretung liegt vor, 4 Einsätze à 2 Stunden im Monat, ein Einsatz fällt aus und wird nachgeholt. Wenn der Anbieter diesen Fall nicht flüssig von der Planung über den Leistungsnachweis bis zur Kassenabrechnung zeigen kann, wissen Sie genug.
Warum Aldor für Alltagshilfe gebaut ist
Aldor ist keine abgespeckte Pflegesoftware, sondern von Anfang an für Angebote zur Unterstützung im Alltag entwickelt. Die Rollen heißen Inhaber, Disponent und Helfer — nicht PDL und Pflegefachkraft. Ein dokumentierter Einsatz wird ohne Doppelerfassung zu Leistungsnachweis, Rechnung und Kassenabrechnung; Entlastungsbetrag, Umwandlungsanspruch und Verhinderungspflege (gemeinsamer Jahresbetrag 3.539 €, seit 01.07.2025) sind in der Abrechnung abgebildet, die Abtretungserklärung gehört zum Prozess statt in den Aktenschrank.
Aldor · Tourenplan
scheduling/tours/2026-04-30Frau Becker
Hauswirtschaft
Herr Schulz
Begleitung
Familie W.
Betreuung
Frau M.
Hauswirtschaft
Herr P.
Spaziergang
Frau B.
Betreuung
Familie W.
Hauswirtschaft
Herr T.
Einkauf
Frau M.
Gespräch
Frau Becker
Betreuung
Herr S.
Hauswirtschaft
Frau K.
Gespräch
Lotte schlägt vor
Lara hat um 14:00 einen Konflikt: zwei Einsätze überlappen sich. Wenn Sie Frau Becker auf 14:30 verschieben, passt es — Karin hätte um 14:00 noch einen freien Slot und ist als Vertretung qualifiziert.
Aus Tour, Qualifikationen und Helfer-Verfügbarkeit.
So sieht der Schritt in Aldor aus: die Tourenplanung des Disponenten — mit Beispieldaten.
- Dienst- und Tourenplanung für das Team, jeder Helfer sieht seine Einsätze mobil.
- Helfer-App (iOS/Android) mit mobiler Dokumentation und digitaler Unterschrift des Klienten am Einsatzort.
- Kundenportal für Klienten und Angehörige — Termine und Nachweise jederzeit einsehbar.
- Hosting in Deutschland, Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) verschlüsselt, AVV inklusive.
- ab 29 € pro Monat, kein Setup, monatlich kündbar — alle Preise.
Wenn Sie gerade erst starten: Betreuungsdienst gründen führt von der Anerkennung bis zur ersten Abrechnung durch die Praxis.
Häufige Fragen
Welche Software ist die beste für Betreuungsdienste und Alltagshilfe?
Was kostet Software für Betreuungsdienste?
Kann ich mit der Software den Entlastungsbetrag direkt mit der Pflegekasse abrechnen?
Brauche ich Pflegesoftware oder reicht Alltagshilfe-Software?
Worauf muss ich beim Softwarevertrag achten?
Sind meine Daten DSGVO-konform gespeichert?
Quellen
- § 45b SGB XI — Entlastungsbetrag (Gesetze im Internet)
- § 45a SGB XI — Angebote zur Unterstützung im Alltag (Gesetze im Internet)
- BMG — Gemeinsamer Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege ab 01.07.2025
- Kilanka — Preise
- Kilanka — Alltagshilfe-Software (Funktionen)
- fortytools by zvoove — Software für Alltagshilfe & Betreuungsdienste
- HeyCarla — Software für Alltags- & Betreuungsdienste
- DMRZ.de — Betreuungsdienste (Tarife & Funktionen)
- MEDIFOX DAN — MD Ambulant für Betreuungsdienste
- CareSocial — Pflegesoftware, monatliche Preise (Shop)
- softwareabc24.de — fortytools Preise (Drittanbieter-Portal)
Über den Autor
Mitgründer · Geschäftsführer
Mitgründer und Geschäftsführer von Aldor. Schreibt hier über Software für die Alltagshilfe, Vergleiche und einen gut organisierten Betrieb.
Profil ansehenDieser Beitrag gibt den Stand vom 2. Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Beträge und Regelungen ändern sich — im Zweifel gilt die Auskunft der Pflegekasse oder der zuständigen Landesbehörde.
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