Pflegesoftware-Vergleich: welche Software zu Ihrer Zulassung passt

Pflegesoftware oder Betreuungssoftware?

Wer „Pflegesoftware Vergleich“ sucht, findet zuerst die Systeme für ambulante Pflegedienste: MEDIFOX DAN, euregon .snap ambulant, myneva, CareSocial — oder das Abrechnungszentrum DMRZ.de. Diese Programme bilden die medizinische Versorgung ab: Leistungskomplexe, häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V, Pflegedokumentation nach dem Strukturmodell (SIS) und die Vorbereitung auf die Qualitätsprüfung des Medizinischen Dienstes.

Ein anerkannter Betreuungsdienst nach § 45a SGB XI erbringt keine dieser Leistungen. Er rechnet mit der Pflegekasse über den Entlastungsbetrag (§ 45b, 131 €/Monat seit 01.01.2025), den Umwandlungsanspruch (§ 45a Abs. 4) und die Verhinderungspflege (§ 39) ab — und wird nicht vom Medizinischen Dienst geprüft; die Qualitätssicherung regelt das Landesrecht (§ 45a Abs. 3 SGB XI). Die Software-Frage entscheidet sich deshalb nicht an der Funktionsliste, sondern an Ihrer Zulassung:

Was medizinische Pflegesoftware leistet

Medizinische Pflegesoftware bildet den vollständigen Prozess eines zugelassenen Pflegedienstes ab — von der Tourenplanung über die Pflegedokumentation bis zur Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen:

• MEDIFOX DAN (MD Ambulant): Abrechnung und Verwaltung, Pflegedokumentation, Personaleinsatzplanung und mobile Datenerfassung — Preis nur auf Anfrage.
• euregon .snap ambulant: SIS-basierte Pflegedokumentation, Tourenplanung (.snap Assist), Medikationsmanagement und Anbindung an die Telematikinfrastruktur; ein „.snap STARTER“ richtet sich an kleine Pflegedienste und Gründer — Preis nur auf Anfrage.
• myneva: Plattform für die Sozialwirtschaft (Altenpflege, Jugendhilfe, Eingliederungshilfe) mit über 6.400 Einrichtungen in Europa — Preis nur auf Anfrage.
• CareSocial: Pflegesoftware mit veröffentlichter Preisliste — 299 €/Monat zzgl. MwSt. für ambulante Pflegedienste, 999 € Ersteinrichtung, zwei Jahre Vertragslaufzeit (Stand 07/2026).

Dazu kommt DMRZ.de als Zwitter: ein Abrechnungszentrum mit angeschlossener Software (Basic-Tarif 59,99 €/Monat zzgl. Provision auf das Abrechnungsvolumen und MwSt., 12 Monate Mindestlaufzeit, Stand 07/2026). Die Abrechnung ist ausgelagert, Planung und Doku bleiben schlanker als bei den Suiten. Was ein Pflegedienst organisatorisch anders macht als ein Betreuungsdienst, steht im Beitrag Betreuungsdienst vs. Pflegedienst.

Was Betreuungssoftware leistet

Betreuungssoftware (auch Alltagshilfe-Software) ist für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag gebaut. Statt SIS-Dokumentation und Leistungskomplexen bildet sie den Weg vom Einsatz bis zum Geld ab: Einsätze planen, Leistungen mobil erfassen, Leistungsnachweise vom Klienten unterschreiben lassen, per Abtretungserklärung direkt mit der Pflegekasse abrechnen. Die drei Budgets, die dabei zählen:

• Entlastungsbetrag § 45b: 131 € je Klient und Monat (seit 01.01.2025), ab Pflegegrad 1 — das Brot-und-Butter-Budget jedes Betreuungsdienstes
• Umwandlungsanspruch § 45a Abs. 4: bis zu 40 % der ambulanten Sachleistung zusätzlich, ab Pflegegrad 2
• Verhinderungspflege § 39: gemeinsamer Jahresbetrag mit der Kurzzeitpflege von bis zu 3.539 € (seit 01.07.2025), ab Pflegegrad 2

In diese Kategorie fallen Aldor, Kilanka und mit Abstrichen Fortytools by zvoove. Kilanka kommt aus der Sozialwirtschaft (Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung) und bildet laut Anbieter „Budgets nach § 45b Entlastungsbetrag, § 45a Umwandlungsanspruch, § 39 Verhinderungspflege“ strukturiert ab — Grundpreis 79 €/Monat zzgl. MwSt. (Stand 07/2026; die Gegenüberstellung im Detail: Alternative zu Kilanka). Fortytools ist eine Dienstleister-Software für Gebäudereinigung und Betreuungsdienste mit Einsatzplanung und Rechnungen; eine Kassenabrechnung nach § 45b weist die Website nicht aus. Aldor ist als einziges der drei ausschließlich für Alltagshilfe nach § 45a/45b gebaut — mit Helfer-App samt digitaler Klienten-Unterschrift und Kassenabrechnung ohne Doppelerfassung, ab 29 €/Monat.

Sieben Anbieter im Vergleich

Die Tabelle ordnet beide Kategorien nebeneinander — links die drei Betreuungs-Tools, rechts die vier medizinischen Systeme. Ein „—“ ist keine Wertung, sondern bedeutet: Die Anbieter-Website macht dazu keine öffentliche Angabe.

Die Lesart: MEDIFOX DAN, euregon, myneva und CareSocial sind für Betriebe gebaut, die medizinisch dokumentieren und nach SGB V abrechnen müssen — dafür sind sie stark, dafür zahlen Sie. Aldor und Kilanka decken die § 45a/45b-Abrechnung ab; Aldor ist dabei auf reine Betreuungsdienste fokussiert und als einziges System der Tabelle mit veröffentlichtem Einstiegspreis unter 30 € monatlich kündbar.

Wann Sie wirklich Pflegesoftware brauchen

Es gibt drei klare Auslöser — trifft einer zu, führt an einer medizinischen Lösung kein Weg vorbei:

• Sie haben (oder beantragen) einen Versorgungsvertrag als Pflegedienst nach § 72 SGB XI und rechnen Pflegesachleistungen nach § 36 über Leistungskomplexe ab.
• Sie erbringen häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V auf Basis eines Vertrags nach § 132a SGB V.
• Sie müssen sich auf Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes vorbereiten und die Pflegedokumentation nach dem Strukturmodell (SIS) führen.

Der häufigste Graubereich ist der Mischbetrieb: ein zugelassener Pflegedienst, der zusätzlich ein anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag betreibt. Hier gilt fast immer: eine Suite statt zwei Systeme. Sobald derselbe Klient morgens Behandlungspflege und nachmittags Alltagsbegleitung erhält, erzeugen zwei getrennte Programme doppelte Stammdaten, doppelte Touren und zwei Abrechnungsläufe.

Umgekehrt gilt: Betreiben Sie nur ein Angebot nach § 45a und planen den SGB-V-Schritt nicht, ist die Suite reiner Ballast. Und wer erst in zwei, drei Jahren über einen Pflegedienst nachdenkt, verliert mit einer monatlich kündbaren Betreuungssoftware nichts — anders herum sitzt er 24 Monate auf einem Vertrag. Keine Software ersetzt übrigens die Anerkennung nach § 45a selbst: Sie ist Landesrecht, in jedem der 16 Bundesländer anders geregelt — die Regeln je Land stehen in unseren Anerkennungs-Leitfäden.

Was kostet die Software?

Der Markt teilt sich auch beim Preis: Betreuungssoftware startet bei 29 €/Monat (Aldor) bzw. 79 €/Monat zzgl. MwSt. (Kilanka), das Abrechnungszentrum DMRZ.de bei 59,99 €/Monat zzgl. Provision — die medizinischen Suiten nennen bis auf CareSocial (ab 299 €/Monat zzgl. MwSt.) keine öffentlichen Preise (alle Angaben Stand 07/2026):

Der Monatspreis ist aber nur die halbe Rechnung. Drei Kostentreiber stehen im Kleingedruckten: die Einrichtungsgebühr (CareSocial: 999 € einmalig zzgl. MwSt.), die Vertragslaufzeit (CareSocial: zwei Jahre mit automatischer Verlängerung; DMRZ.de: 12 Monate — Aldor und Kilanka sind monatlich kündbar) und volumenabhängige Provisionen (DMRZ.de berechnet zusätzlich einen Anteil am Abrechnungsvolumen, weshalb es in der folgenden Rechnung fehlt). Auf 24 Monate gerechnet:

Ob sich der Preis trägt, entscheidet am Ende die eingesparte Verwaltungszeit: Jede Stunde, die nicht in doppelte Erfassung, Zettel-Leistungsnachweise und manuelle Rechnungen fließt, ist abrechenbare Betreuungszeit. Überschlagen Sie das mit dem ROI-Rechner oben auf dieser Seite. Für die Gesamtkalkulation eines Betriebs helfen Betreuungsdienst gründen und Businessplan Betreuungsdienst.