Alternative zu Kilanka: der faire Vergleich für Alltagshilfen

Was ist Kilanka — und was kann es gut?

Kilanka ist eine cloudbasierte Verwaltungssoftware der Kilanka GmbH aus Hamburg, entwickelt seit 2014. Nach eigenen Angaben arbeiten über 42.000 Menschen bei mehr als 1.100 Kundenorganisationen täglich damit (Stand 07/2026). Die Software bedient vier Hilfearten: Jugendhilfe (SGB VIII), Eingliederungshilfe (SGB IX), Schulbegleitung/Integrationshilfe — und als eine von mehreren Zielgruppen die Alltagshilfe nach SGB XI.

Kilanka ist ein reifes Produkt. Für Alltagshilfen bildet es die Abrechnung nach § 45b (Entlastungsbetrag), § 45a Abs. 4 (Umwandlungsanspruch), § 39 (Verhinderungspflege) sowie §§ 24h und 38 SGB V (Haushaltshilfe nach ärztlicher Verordnung) ab. Die Funktionsliste reicht vom ambulanten Einsatzplaner über Arbeitszeiterfassung, Budgetverwaltung und Messenger bis zu E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) und Exporten zu DATEV und Sage. Die App funktioniert offline, Leistungsnachweise werden digital unterschrieben, Abtretungserklärungen lassen sich vor Ort erfassen. Alle Funktionen stecken im Grundpreis, das Abo ist monatlich kündbar, Einrichtungskosten fallen keine an.

Wo der Unterschied für Alltagshilfen liegt

Module wie Wohnraumverwaltung, Fachleistungsstunden oder Klienten-Kassenbücher zeigen, wofür Kilanka gebaut wurde: Träger der Eingliederungs- und Jugendhilfe mit komplexen Kostenträgerstrukturen. Ein reiner § 45a-Betrieb öffnet diese Module nie — er braucht stattdessen Dinge, die auf der Kilanka-Website nicht ausgewiesen sind: Tourenplanung mit Routen und Fahrwegen und ein Kundenportal, in dem Angehörige Einsätze und Budgetverbrauch einsehen.

Der zweite Unterschied ist die Preislogik — und sie ist genau invertiert: Kilanka kostet 79 € pro Monat für bis zu 5 Mitarbeiter plus 10 € je weiterem Mitarbeiter (zzgl. MwSt.), Klienten sind unbegrenzt. Aldor kostet ab 29 € pro Monat mit den ersten 30 aktiven Klienten inklusive (danach ab 1,50 € je Klient), Helfer sind unbegrenzt kostenlos — Stand 07/2026. Ein typischer Betreuungsdienst arbeitet mit vielen Teilzeit- und Minijob-Kräften: Beim Mitarbeiter-Preismodell zählt jede 10-Stunden-Kraft voll, beim Klienten-Modell kostet ein wachsendes Team nichts extra.

Drittens der Arbeitsfluss: In Aldor entsteht aus dem Einsatz der Leistungsnachweis, daraus die Rechnung und die Kassenabrechnung — inklusive Abtretungserklärung, ohne Doppelerfassung. Genau der Dreiklang, aus dem ein § 45a-Betrieb zu 100 % besteht.

Funktionen und Preise im Vergleich

Der Vergleich beschränkt sich auf die Punkte, die für Alltagshilfen zählen. Wo eine Angabe öffentlich nicht verifizierbar war, steht „keine Angabe“ statt einer Behauptung — bei beiden Anbietern.

Was der Preisunterschied konkret bedeutet

Der Listenpreis sagt wenig — entscheidend ist, womit der Preis wächst. Drei realistische Teamprofile, jeweils beide Anbieter (netto, monatliche Zahlweise, Aldor Starter):

Wichtig für die Fairness: Das Bild kann sich drehen. Betreuen Sie mit sehr wenigen Mitarbeitern sehr viele Klienten — etwa 5 Mitarbeiter und 150 Klienten —, zahlen Sie bei Kilanka weiter 79 €, bei Aldor im Starter-Tarif dagegen 209 € pro Monat. Für die allermeisten Betreuungsdienste liegt das Verhältnis aber bei 3 bis 5 Klienten je Mitarbeiter, und dann rechnet das Klienten-Modell günstiger. Rechnen Sie Ihr eigenes Profil auf der Aldor-Preisseite mit dem Schieberegler durch.

Das Fazit: Spezialist oder Generalist?

Beide Programme sind seriös und können § 45b abrechnen. Die Entscheidung fällt am Zuschnitt: Wer nur Alltagshilfe macht, bezahlt beim Generalisten für Breite, die er nie nutzt — wer mehrere Hilfearten fährt, bräuchte neben dem Spezialisten ein zweites System.

Wann Sie bei Kilanka bleiben sollten

Ein fairer Vergleich nennt auch die Fälle, in denen der Wechsel keine gute Idee ist. Bleiben Sie bei Kilanka, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie rechnen mehrere Hilfearten ab — etwa Schulbegleitung (SGB IX) oder ambulante Jugendhilfe (SGB VIII) neben der Alltagshilfe. Aldor bildet diese Kostenträger nicht ab, und zwei parallele Systeme kosten mehr als jeder Preisunterschied spart.
• Sie erbringen Haushaltshilfe nach §§ 24h, 38 SGB V auf ärztliche Verordnung — auch das ist bei Aldor nicht abgebildet.
• Sie brauchen Module wie Wohnraumverwaltung, Fachleistungsstunden oder Klienten-Kassenbücher aus der Eingliederungshilfe-Welt.
• Ihr Verhältnis von Klienten zu Mitarbeitern ist ungewöhnlich hoch (deutlich über 10 : 1) — dann kann das Mitarbeiter-Preismodell trotz 79 € Grundpreis günstiger sein, siehe Beispielrechnung oben.
• Ihr Team ist eingearbeitet und zufrieden. Ein Softwarewechsel kostet Aufmerksamkeit im Betrieb — er lohnt sich wegen Struktur und Preislogik, nicht wegen 20 € im Monat.

Umstieg in 5 Schritten

Wenn der Zuschnitt passt, ist der Wechsel kleiner als befürchtet — vorausgesetzt, kein Abrechnungszeitraum liegt in zwei Systemen. So gehen Betriebe in der Praxis vor:

Vertiefung für den Neustart: Tourenplanung in der Alltagshilfe, Entlastungsbetrag abrechnen Schritt für Schritt und die Helfer-App im Detail.