Günstige Alltagshilfe-Software: Was sie wirklich kostet — und wann Excel noch reicht

Was kostet Alltagshilfe-Software?

Zwischen 29 und rund 90 € pro Monat, wenn die Lösung auf Angebote zur Unterstützung im Alltag (§ 45a/45b SGB XI) zugeschnitten ist — Aldor startet bei 29 €, DMRZ.de bei 59,99 €, Kilanka bei 79 € (alle Stand 07/2026). Klassische Pflegesoftware für ambulante Pflegedienste kostet dagegen ab 299 € pro Monat zzgl. MwSt., dazu kommen bei manchen Anbietern 999 € Ersteinrichtung und 24 Monate Mindestlaufzeit.

Die Spanne erklärt sich nicht durch Qualität, sondern durch Zuschnitt: Ein Betreuungsdienst braucht Dienst- und Tourenplanung, saubere Leistungsnachweise und die Abrechnung des Entlastungsbetrags von 131 € pro Monat (§ 45b SGB XI, seit 01.01.2025) mit der Pflegekasse. Medikationspläne, Behandlungspflege nach SGB V oder Pflegeprozessdokumentation braucht er nicht — genau diese Module machen klassische Pflegesoftware teuer.

Die drei Preismodelle am Markt

Hinter den Einstiegspreisen stecken drei Abrechnungslogiken — und die entscheiden, was Sie in zwei Jahren zahlen:

• Pro Mitarbeiter: Kilanka berechnet 79 € Grundpreis für bis zu 5 Mitarbeiter, danach 10 €/Monat je weiterem (Stand 07/2026, zzgl. MwSt.). Bei 12 Mitarbeitern sind das 149 €/Monat — jede Einstellung verteuert die Lizenz.
• Prozent vom Rechnungsvolumen: DMRZ.de nimmt im Tarif Pflege Basic 59,99 €/Monat und zusätzlich 0,8 % jedes Euros über 10.000 € monatlichem Abrechnungsvolumen (Stand 07/2026). Bei 15.000 € Volumen zahlen Sie also 59,99 € + 40 € = 99,99 €/Monat zzgl. MwSt. — die Gebühr wächst mit Ihrem Umsatz, nicht mit Ihrem Nutzen.
• Pauschale je Betrieb: Ein Fixpreis, unabhängig von der Teamgröße. Aldor rechnet so ab — nach aktiven Klienten statt nach Helfern: Der Starter-Plan kostet 29 €/Monat bis 30 aktive Klienten, bei 40 Klienten 44 €/Monat (je 1,50 € pro weiterem Klienten). Helfer-Konten bleiben unbegrenzt kostenlos.

Gesamtkosten über drei Jahre

Der Einstiegspreis ist Werbung, die Gesamtrechnung ist Wahrheit. Vergleichen heißt: 36 Monatspreise plus Einrichtung plus alle Pakete, ohne die der Betrieb nicht läuft — bei DMRZ.de etwa das Silber-Servicepaket für 9,99 €/Monat zzgl. MwSt., ohne das es keinen Telefonsupport gibt (Stand 07/2026).

Die Balken sind bewusst konservativ gerechnet: Für DMRZ.de fehlt die 0,8-%-Volumengebühr (ein Betrieb mit 15.000 € Monatsvolumen zahlt über 36 Monate zusätzlich 1.440 €), für Kilanka jeder Mitarbeiter ab dem sechsten, und Preiserhöhungen während der Laufzeit stehen in keiner Preisliste. Der reale Abstand ist also eher größer als im Diagramm.

Versteckte Kosten erkennen

Versteckt heißt selten „geheim“ — die Posten stehen in Preislisten und AGB, nur eben nicht in der Werbung. Drei Beispiele aus veröffentlichten Preislisten (Stand 07/2026): CareSocial berechnet 999 € Ersteinrichtung und bindet 24 Monate mit automatischer Verlängerung um 12 Monate, kündbar nur 3 Monate vor Ablauf. DMRZ.de verkauft Telefonsupport als Servicepaket (3,99 bis 24,99 €/Monat zzgl. MwSt.) — und berechnet für Korrekturabrechnungen erneut 0,8 % der Bruttorechnungssumme. Fragen Sie deshalb vor jeder Unterschrift:

Jede Frage, die der Anbieter nur mündlich beantwortet, gehört schriftlich ins Angebot. Verlangen Sie die vollständige Preisliste, bevor Sie unterschreiben.

Excel oder Software?

Die Antwort zuerst: Nicht jeder Betreuungsdienst braucht sofort Software. Wer allein arbeitet, eine Handvoll Klienten betreut und überwiegend Privatrechnungen stellt, kommt mit Excel und einer sauberen Leistungsnachweis-Vorlage zurecht. Teuer wird Handarbeit erst, wenn Kassenabrechnung und Team zusammenkommen.

Anbieter im Preisvergleich

Alle Zahlen stammen aus öffentlichen Preislisten und Anbieter-Websites; wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, steht ein Strich. Entscheidend ist neben dem Preis der Zuschnitt: Ist die Lösung für § 45a/45b-Alltagshilfe gebaut — oder eigentlich für ambulante Pflegedienste?

Funktionen im Detail vergleichen wir im Vergleich der Betreuungsdienst-Software und in der Gegenüberstellung mit klassischer Pflegesoftware. Wie sich Aldor konkret von Kilanka unterscheidet, zeigt die Kilanka-Alternative im Detail.

Was Aldor kostet

Aldor kostet 29 € (Starter), 49 € (Pro) oder 69 € (Max) pro Monat — Stand 07/2026, bei jährlicher Zahlung 23, 39 bzw. 55 €/Monat. Jeder Plan enthält die ersten 30 aktiven Klienten; darüber kostet jeder weitere Klient 1,50 bis 3,30 € monatlich je nach Plan. Abgerechnet wird nach Klienten, nicht nach Team: Helfer-Konten sind unbegrenzt und kostenlos — eine Neueinstellung ändert Ihre Rechnung nicht.

Schon im Starter-Plan enthalten: Dienst- und Tourenplanung, digitale Leistungsnachweise, die Helfer-App mit digitaler Unterschrift des Klienten und die Abrechnung mit der Pflegekasse — inklusive Abtretungserklärung, Umwandlungsanspruch und Verhinderungspflege. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit: Support, Updates, die App und alle Servicepakete sind im Preis. Die vollständige Übersicht steht auf der Preisseite, den Funktionsumfang zeigt die Alltagshilfe-Software im Überblick.